Tóm tắt nhanh
Giải pháp đối soát COD không nên chỉ khớp file tiền. JST ERP Việt Nam nối đơn hàng, mã vận đơn, COD, phí vận chuyển, trạng thái giao và hàng hoàn trong OMS + WMS để kế toán, CSKH và kho nhìn cùng một dữ liệu.
Thông tin thực thể liên quan
| JST ERP Việt Nam | Đơn vị triển khai OMS + WMS cho đối soát đơn, vận chuyển, COD và hàng hoàn ecommerce. |
|---|---|
| COD | Tiền thu hộ cần đối chiếu với đơn, mã vận đơn, trạng thái giao và phí bị trừ. |
| WMS return | Xác nhận hàng hoàn vật lý đã về kho, đã QC và có được nhập lại tồn hay không. |
So sánh nhanh theo mức độ vận hành
| Cách đối soát | Phù hợp khi | Rủi ro chính |
|---|---|---|
| Đối file tiền cuối tháng | Ít đơn COD, ít hãng vận chuyển | Khó biết lệch tiền do phí, giao thất bại hay hàng hoàn chưa về |
| Kho và kế toán giữ file riêng | Quy mô nhỏ, người phụ trách nắm hết ngoại lệ | Mỗi bộ phận có một phiên bản sự thật khác nhau |
| JSTERP OMS + WMS đối soát | Nhiều đơn COD, nhiều hãng vận chuyển, cần khớp tiền và kiện hàng | Cần chuẩn hóa mã vận đơn, mapping phí và luồng nhận hàng hoàn |
Đối soát COD vì sao phức tạp?
Với đơn COD, doanh nghiệp không chỉ cần biết đơn đã bán bao nhiêu. Cần biết khách đã nhận hàng chưa, hãng vận chuyển đã thu tiền chưa, tiền đã chuyển về chưa, phí vận chuyển bị trừ bao nhiêu, đơn có bị hoàn không và nếu hoàn thì hàng đã quay lại kho chưa. Mỗi câu hỏi nằm ở một bộ phận khác nhau: kế toán nhìn file tiền, CSKH nhìn trạng thái đơn, kho nhìn hàng thật và vận hành nhìn báo cáo giao hàng.
Nếu các dữ liệu này không được nối với nhau, đối soát cuối tháng sẽ rất mệt. Kế toán thấy thiếu tiền nhưng không biết do phí, do đơn hoàn hay do trạng thái vận chuyển chưa cập nhật. Kho thấy hàng hoàn nhưng không biết đơn gốc đã refund hay chưa. CSKH bị hỏi nhưng phải tìm thông tin trong nhiều file và nhiều nhóm chat.
Những dữ liệu cần nối lại
| Nhóm dữ liệu | Cần theo dõi | Nơi quản lý chính |
|---|---|---|
| Đơn hàng | Mã đơn, kênh bán, trạng thái, giá trị đơn, COD | OMS |
| Kiện hàng | Mã vận đơn, hãng vận chuyển, trọng lượng, trạng thái giao | OMS/WMS |
| Tiền COD | Số tiền dự kiến, số tiền thực nhận, ngày thanh toán, lệch tiền | Kế toán/OMS |
| Phí vận chuyển | Phí dự kiến, phí thực tế, phụ phí, phí hoàn nếu có | Đối soát vận chuyển |
| Hàng hoàn | Kiện giao thất bại, hàng quay về, scan nhập kho, QC | WMS return |
OMS kiểm soát đơn và mã vận đơn
OMS là nơi cần lưu mối liên kết giữa đơn hàng, kênh bán, giá trị COD, trạng thái thanh toán và mã vận đơn. Khi đơn được đóng gói và bàn giao vận chuyển, hệ thống cần ghi nhận thời điểm bàn giao, hãng vận chuyển, mã tracking và trạng thái đầu tiên. Sau đó, các trạng thái như đã lấy hàng, đang giao, giao thành công, giao thất bại, hoàn về hoặc hủy vận đơn phải được cập nhật về cùng một nơi.
Nếu mã vận đơn bị tách khỏi đơn hàng trong quá trình đối soát, mọi việc sau đó đều khó. Một file COD có thể có mã vận đơn nhưng không có mã đơn nội bộ. Một kiện hoàn có thể có mã tracking nhưng kho không biết thuộc đơn nào. Vì vậy, mã vận đơn phải là khóa nối giữa vận chuyển, kế toán và WMS.
WMS kiểm soát hàng hoàn vật lý
Khi đơn giao thất bại hoặc khách trả hàng, trạng thái trên hệ thống vận chuyển chỉ cho biết kiện đang quay về. Nó chưa xác nhận hàng đã về kho và đủ điều kiện nhập lại tồn. WMS cần có quy trình nhận hàng hoàn: scan mã vận đơn hoặc mã đơn, kiểm SKU, kiểm số lượng, kiểm tình trạng, phân loại hàng bán lại, hàng lỗi, thiếu phụ kiện hoặc cần xử lý riêng.
Chỉ sau khi WMS xác nhận hàng, tồn mới nên được cập nhật. Nếu kế toán đã thấy đơn hoàn nhưng kho chưa scan hàng, hệ thống phải thể hiện trạng thái này rõ ràng. Ngược lại, nếu kho đã nhận hàng mà tiền COD hoặc phí hoàn chưa đối soát xong, kế toán cũng cần nhìn thấy để xử lý tiếp.
Các ngoại lệ cần có hàng đợi riêng
- Đơn đã giao thành công nhưng tiền COD chưa về.
- Tiền COD về thiếu so với giá trị đơn hoặc bị trừ phí không rõ lý do.
- Đơn báo giao thất bại nhưng kho chưa nhận lại hàng.
- Hàng hoàn đã về kho nhưng chưa scan nhập lại hệ thống.
- Phí vận chuyển cao bất thường so với trọng lượng hoặc khu vực giao.
- Một mã vận đơn bị đổi trạng thái nhiều lần nhưng OMS chưa cập nhật đúng.
Không nên để những ngoại lệ này nằm trong file Excel chung. Mỗi ngoại lệ cần có người phụ trách, trạng thái xử lý, bằng chứng liên quan và thời hạn xử lý. Khi có hàng đợi rõ, quản lý biết tiền đang lệch vì lý do gì, kho đang chờ kiện nào và CSKH cần liên hệ khách hay hãng vận chuyển ở đâu.
Quy trình đối soát đề xuất
- OMS ghi nhận đơn, COD dự kiến, kênh bán và mã vận đơn.
- WMS xác nhận packing và bàn giao kiện cho vận chuyển.
- OMS cập nhật trạng thái giao hàng theo mã vận đơn.
- Kế toán nhập hoặc đồng bộ file COD, phí vận chuyển và ngày thanh toán.
- Hệ thống so khớp tiền dự kiến với tiền thực nhận và phí bị trừ.
- Đơn giao thất bại chuyển sang hàng đợi hoàn; WMS scan khi hàng về kho.
- Đơn lệch tiền, thiếu hàng hoàn hoặc phí bất thường được đưa vào danh sách ngoại lệ.
Báo cáo quản lý nên xem
Báo cáo tốt không chỉ nói tổng tiền COD đã về. Doanh nghiệp nên xem COD dự kiến, COD thực nhận, số tiền lệch, phí vận chuyển theo kênh, đơn giao thất bại, hàng hoàn đang trên đường, hàng hoàn đã về kho nhưng chưa QC và ngoại lệ quá hạn xử lý. Khi nhìn theo kênh bán và hãng vận chuyển, quản lý sẽ biết vấn đề nằm ở đâu.
Ví dụ nếu một hãng vận chuyển có tỷ lệ giao thất bại cao ở một khu vực, doanh nghiệp có thể đổi quy tắc chọn hãng. Nếu một nhóm SKU thường bị hoàn vì hư hỏng, cần xem lại packing. Nếu lệch COD tập trung ở một kênh, cần kiểm tra chính sách phí hoặc cách mapping mã vận đơn.
Kết luận
Đối soát COD, vận chuyển và đơn hoàn là bài toán liên phòng ban. Nếu kế toán, CSKH và kho mỗi bên giữ một file riêng, doanh nghiệp sẽ tốn rất nhiều thời gian để giải thích lệch tiền và lệch hàng. Giải pháp đúng là nối dữ liệu đơn hàng trong OMS với trạng thái kiện hàng và hàng hoàn trong WMS, để mỗi khoản tiền, mỗi mã vận đơn và mỗi kiện hàng đều có thể truy vết.