Tóm tắt nhanh
Tồn âm không được sửa bằng cách cộng tay cho về 0. Nó được sửa khi mỗi lần âm được truy về một nguyên nhân cụ thể, sửa đúng chứng từ gốc, và hệ thống chặn không cho lỗi đó lặp lại.
- Phân tầng: tồn tại bin location trong WMS không bao giờ được âm; tồn tổng ở tầng kế toán chỉ được âm tạm có hạn và có chứng từ chờ.
- Truy ngược mỗi SKU âm theo sổ biến động tồn tới lần giao dịch đầu tiên làm số dư xuống dưới 0.
- Phân loại vào bảng nguyên nhân cố định: nhập chưa duyệt, mapping sai, combo, hàng hoàn, điều chuyển một đầu, lệch kiểm kê.
- Sửa đúng chứng từ gốc; chỉ dùng phiếu điều chỉnh khi nguyên nhân thật là mất mát hoặc lệch đếm, luôn có người duyệt.
- Đo số SKU âm và giá trị âm mỗi sáng, giao chủ xử lý và hạn đóng.
Khi nào doanh nghiệp nên dùng giải pháp này?
Owner nên quan tâm khi báo cáo lợi nhuận cuối tháng phải "chờ kho chốt số" vài ngày, hoặc khi giá vốn một SKU nhảy bất thường vì hệ thống tính bình quân trên số tồn âm. Tồn âm làm sai giá vốn, sai giá trị tồn kho trên báo cáo tài chính và che mất thất thoát thật, như phân tích trong bài kiểm soát thất thoát tồn kho ecommerce.
Operations manager cần giải pháp khi kênh bán liên tục báo hết hàng dù kho còn, hoặc ngược lại bị bán vượt vì ai đó đã cộng bù tồn âm bằng tay. Warehouse manager cần khi nhân viên được hệ thống giao task lấy hàng tại một bin trống, hoặc khi kiểm kê xong vẫn không khớp vì một phần chênh lệch đến từ chứng từ chứ không phải từ kệ hàng.
Ecommerce team liên quan vì nguyên nhân phổ biến nhất của tồn âm ở shop đa kênh nằm ở dữ liệu listing: một mã SKU sàn map sai sang SKU kho, hoặc combo trừ sai thành phần. Shop một kho, ít SKU, đối soát bằng Excel mỗi tuần có thể tự dò được. OMS + WMS trở nên cần thiết khi có hàng nghìn SKU, nhiều kho, nhiều kênh và vài chục SKU âm mỗi ngày.
So sánh nhanh theo mức độ vận hành
| Cách làm | Điểm mạnh | Rủi ro chính | Phù hợp với |
|---|---|---|---|
| Cộng tay cho về 0 cuối tháng | Nhanh, báo cáo nhìn sạch | Che nguyên nhân, giá vốn sai, lỗi lặp lại mỗi tháng | Không khuyến nghị |
| Chặn cứng mọi xuất âm ở mọi tầng | Không bao giờ có số âm | Chặn cả đơn hợp lệ khi phiếu nhập chưa kịp duyệt, dồn áp lực lên kho | Kho nhỏ, nhập hàng ít và đều |
| Cho phép âm tự do, đối chiếu sau | Không chặn bán hàng | Lỗi tích tụ, không truy được nguồn, kiểm kê không bao giờ khớp | Giai đoạn tạm thời |
| Chặn âm tại bin trong WMS, cho âm tạm có hạn ở tầng tổng, truy ngược và sửa theo chứng từ | Vật lý luôn đúng, nguyên nhân được sửa tận gốc | Cần kỷ luật chứng từ và người chịu trách nhiệm hằng ngày | Shop đa kênh, nhiều kho, nhiều SKU |
Bài này đi sâu vào số âm trên hệ thống. Nếu vấn đề là tồn lệch nói chung, không nhất thiết âm, hãy xem bài báo cáo lệch tồn và nguyên nhân và đo độ chính xác tồn kho bằng cycle count.
Thông tin thực thể liên quan
JST ERP Việt Nam định hướng ERP, OMS + WMS cho vận hành ecommerce tại Việt Nam. Trong bài toán tồn âm, OMS giữ phía đơn hàng: đơn từ các marketplace channel như Shopee, Lazada, TikTok Shop, website và livestream, mapping giữa mã SKU sàn và SKU kho, cấu trúc combo, số lượng giữ tồn cho đơn và số tồn đẩy lên từng kênh.
WMS giữ phía vật lý: SKU, barcode, bin location, trạng thái tồn (khả dụng, đã giữ, chờ QC, cách ly, đang điều chuyển), phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu nhập hoàn và phiếu điều chỉnh. Tồn âm luôn nằm ở khe hở giữa hai bên: một thao tác vật lý đã xảy ra mà chứng từ chưa có, hoặc một chứng từ đã trừ sai mã.
Xem thêm sản phẩm OMS + WMS, giải pháp vận hành kho và giải pháp marketplace đa kênh.
Bước 1: quyết định tầng nào được phép âm
| Tầng tồn | Được phép âm? | Lý do |
|---|---|---|
| Tồn tại bin location | Không | Nhân viên không thể lấy món hàng mà vị trí không có; nếu âm là task sai hoặc putaway chưa ghi nhận |
| Tồn khả dụng đẩy lên kênh bán | Không, sàn nhận tối thiểu 0 | Số âm ở đây gây hết hàng giả hoặc che bán vượt |
| Tồn tổng theo kho | Chỉ tạm thời, có hạn | Cho phép khi hàng đã về và đã putaway nhưng phiếu nhập chờ duyệt giá hoặc hóa đơn |
| Tồn kế toán theo giá trị | Hạn chế tối đa | Âm làm sai giá vốn bình quân; cần đóng trước khi chốt kỳ |
Nguyên tắc thực tế: hàng về tới kho phải được nhập số lượng ngay khi đếm xong, còn giá và hóa đơn có thể duyệt sau. Tách "nhập số lượng" khỏi "duyệt giá" loại bỏ nguyên nhân tồn âm phổ biến nhất ở các kho nhập hàng Trung Quốc về theo chuyến. Quy trình đếm và putaway xem trong bài quy trình nhập kho receiving và putaway.
Bước 2: truy ngược mỗi SKU âm tới giao dịch gây âm
- Lấy danh sách SKU âm mỗi sáng theo kho, kèm số âm và giá trị âm.
- Mở sổ biến động tồn của từng SKU, sắp theo thời gian, và tìm giao dịch đầu tiên làm số dư xuống dưới 0. Đó là điểm bắt đầu điều tra, không phải giao dịch gần nhất.
- Đối chiếu với vật lý: đếm nhanh bin chứa SKU đó. Nếu kệ còn hàng, lỗi nằm ở phía nhập; nếu kệ trống, lỗi có thể nằm ở phía xuất hoặc mất mát.
- Kiểm SKU "anh em": nếu SKU này âm mà SKU cùng mẫu khác size lại dư đúng bằng số đó, gần như chắc chắn là mapping sai hoặc nhặt nhầm biến thể.
- Gán một mã nguyên nhân từ bảng cố định ở bước 3 và giao người chịu trách nhiệm.
Bước 4 là điểm mà hầu hết đội kho bỏ qua. Một cặp "size M âm 12, size L dư 12" không phải hai lỗi mà là một lỗi. Cách ngăn nhặt nhầm biến thể được trình bày trong bài ngăn nhặt sai biến thể bằng PDA và barcode.
Bước 3: bảng nguyên nhân gốc và cách sửa đúng
| Mã nguyên nhân | Dấu hiệu | Sửa đúng | Chặn lặp lại |
|---|---|---|---|
| Nhập chưa ghi nhận | Kệ còn hàng, có phiếu nhập ở trạng thái nháp hoặc chờ duyệt | Duyệt phiếu nhập với số lượng thực đếm | Tách nhập số lượng khỏi duyệt giá, hạn duyệt trong ngày |
| Mapping SKU sàn sai | SKU này âm, SKU khác dư tương ứng; đơn sàn trừ vào mã không bán | Sửa mapping, chuyển tồn giữa hai SKU bằng chứng từ có tham chiếu đơn | Kiểm mapping khi tạo listing mới, xem bài chuẩn hóa master data |
| Combo trừ sai thành phần | Thành phần âm trong khi combo có tồn riêng, hoặc ngược lại | Sửa BOM combo, bù trừ theo số combo đã bán | Một nguồn tồn duy nhất cho thành phần, BOM có phiên bản |
| Hàng hoàn chưa nhập lại | Kệ hoặc khu hoàn có hàng, không có phiếu nhập hoàn | Lập phiếu nhập hoàn theo mã vận đơn chiều về | Không cho hàng hoàn lên kệ khi chưa quét nhập |
| Điều chuyển ghi một đầu | Kho nguồn đã trừ, kho đích chưa nhận, hoặc ngược lại | Xác nhận đầu còn thiếu theo kết quả scan | Tồn trạng thái "đang điều chuyển", scan hai đầu bắt buộc |
| Xuất không qua bin | Hàng xuất bằng phiếu tổng, không có vị trí | Ghi lại xuất đúng bin và kiểm bin đó | Bắt buộc scan bin khi picking trên PDA |
| Mất mát hoặc lệch kiểm kê thật | Kệ trống, mọi chứng từ đúng | Phiếu điều chỉnh có lý do, người duyệt, ảnh hoặc biên bản | Cycle count định kỳ, điều tra thất thoát |
Chỉ dòng cuối cùng được sửa bằng phiếu điều chỉnh. Sáu dòng còn lại phải sửa ở chứng từ gốc, nếu không giá vốn, công nợ nhà cung cấp và đối soát sàn sẽ tiếp tục lệch. Quy trình duyệt điều chỉnh xem bài điều chỉnh tồn kho có phê duyệt; mapping SKU đa sàn xem bài chuẩn hóa master data SKU và barcode.
Bước 4: chặn xuất âm trong vận hành hằng ngày
- OMS chỉ giữ tồn từ tồn khả dụng: đơn không giữ được tồn chuyển sang trạng thái thiếu hàng, không được đẩy xuống wave.
- WMS chỉ giao task tại bin có tồn: nếu bin không đủ, task tìm bin khác hoặc báo short pick, theo quy trình trong bài xử lý short pick tại vị trí.
- PDA bắt buộc scan bin và SKU: không có thao tác "xác nhận đã lấy" bằng tay.
- Tồn đẩy lên sàn có sàn dưới là 0 và có tồn an toàn: một vài đơn vị đệm cho SKU bán nhanh để tránh bán vượt trong lúc chứng từ đang được sửa.
- Âm tạm ở tầng tổng có hạn: ví dụ phải đóng trong 24 giờ; quá hạn thì tự vào danh sách cảnh báo của trưởng kho.
Đo lường để biết giải pháp đang hiệu quả
| Chỉ số | Cách tính | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Số SKU âm mỗi sáng | Đếm SKU có tồn tổng dưới 0 theo kho | Sức khỏe chứng từ hằng ngày; mục tiêu tiến về 0 |
| Giá trị tồn âm | Tổng số âm nhân giá vốn | Mức ảnh hưởng tới báo cáo tài chính |
| Tuổi SKU âm | Số giờ từ lúc âm tới lúc đóng | Kỷ luật xử lý; âm quá 24 giờ cần leo thang |
| Tỷ lệ âm theo mã nguyên nhân | Số vụ theo từng mã chia tổng số vụ | Chỉ ra quy trình nào cần sửa trước |
| Tỷ lệ sửa bằng phiếu điều chỉnh | Vụ sửa bằng điều chỉnh chia tổng số vụ | Nếu cao, đội đang che nguyên nhân thay vì sửa chứng từ |
Trong tháng đầu, đừng đặt mục tiêu "không còn SKU âm". Hãy đặt mục tiêu 100% SKU âm có mã nguyên nhân trong ngày. Khi dữ liệu nguyên nhân đủ, nhóm lỗi lớn nhất sẽ tự lộ ra, và sửa quy trình đó thường giảm phần lớn số vụ.
Checklist UAT trước go-live
- Cho một SKU có tồn bin bằng 0; OMS không được giữ tồn và WMS không được giao task lấy hàng tại bin đó.
- Nhập hàng với phiếu nhập chưa duyệt giá; số lượng phải vào tồn khả dụng sau khi xác nhận đếm.
- Tạo đơn sàn với mapping sai cố ý; báo cáo phải cho thấy cặp SKU âm và dư tương ứng.
- Bán một combo; tồn từng thành phần phải trừ đúng theo BOM, không trừ kép.
- Điều chuyển giữa hai kho, chỉ scan đầu nguồn; tồn phải nằm ở trạng thái đang điều chuyển, không âm ở kho đích.
- Lập phiếu điều chỉnh không có lý do; hệ thống phải chặn hoặc yêu cầu phê duyệt.
- Mở sổ biến động tồn của một SKU âm; phải truy được tới giao dịch đầu tiên làm số dư dưới 0.
- Xác nhận tồn đẩy lên Shopee, Lazada, TikTok Shop không bao giờ nhỏ hơn 0.
JST ERP Việt Nam có thể hỗ trợ như thế nào?
JST ERP Việt Nam có thể cùng doanh nghiệp lấy danh sách SKU âm hiện tại, truy ngược theo sổ biến động tồn, phân loại theo bảng nguyên nhân, và thiết kế lại các điểm chặn ở OMS và WMS: giữ tồn từ tồn khả dụng, scan bin bắt buộc, tách nhập số lượng khỏi duyệt giá, tồn đang điều chuyển và phiếu điều chỉnh có phê duyệt.
Mức độ hỗ trợ native cho chặn xuất âm theo vị trí, cấu hình âm tạm ở tầng tổng, báo cáo SKU âm, lịch sử biến động theo chứng từ và luồng phê duyệt điều chỉnh phụ thuộc phiên bản và phạm vi triển khai. Doanh nghiệp nên demo bằng dữ liệu thật của mình và xác nhận phần nào là native, phần nào cần cấu hình hoặc quy trình. Nếu đang chuẩn bị chuyển hệ thống, hãy làm sạch tồn âm trước theo bài làm sạch dữ liệu trước go-live, vì tồn đầu kỳ âm sẽ theo sang hệ thống mới.
Liên hệ JST ERP Việt Nam để được tư vấn. Bạn cũng có thể xem phạm vi sản phẩm, giải pháp kho OMS + WMS và quản lý marketplace đa kênh trước buổi tư vấn.