Tóm tắt nhanh
Pre-order giúp shop Việt Nam bán trước khi hàng về, nhưng nếu tồn đang về bị trộn với tồn thực, hạn mức mở bán không gắn với số lượng nhà cung cấp xác nhận và không có quy tắc phân bổ khi hàng về, đợt đặt trước sẽ kết thúc bằng hủy đơn, quá hạn chuẩn bị hàng và khách phàn nàn.
- Mở hạn mức pre-order theo số lượng nhà cung cấp xác nhận, trừ dự phòng hàng lỗi; khóa bán khi chạm hạn mức trên mọi kênh.
- Giữ đơn pre-order ở trạng thái chờ hàng, gắn với phiếu mua hàng hoặc lô dự kiến về; không trừ tồn tại bin location.
- Chốt trước quy tắc ưu tiên: theo thời gian thanh toán, theo hạn giao của sàn, rồi theo kênh.
- Khi hàng về: nhận, kiểm SKU và barcode, cất vị trí, phân bổ cho đơn chờ theo thứ tự, rồi mới giải phóng phần dư cho bán thường.
- Đơn trộn hàng có sẵn và hàng pre-order cần quy tắc giữ cả đơn hoặc tách kiện theo từng kênh.
- Theo dõi tỷ lệ hủy pre-order, số ngày từ hàng về đến bàn giao và đơn sắp quá hạn mỗi ngày.
Khi nào doanh nghiệp nên dùng giải pháp này?
Owner cần giải pháp khi doanh thu từ pre-order, hàng order nước ngoài hoặc sản phẩm ra mắt chiếm tỷ trọng đáng kể nhưng mỗi đợt lại kèm làn sóng hủy đơn và đánh giá xấu. Operations manager cần khi đội ecommerce mở bán theo cảm tính trong livestream, còn kho chỉ biết số đơn thật khi container đã cập cảng.
Warehouse manager cần khi hàng pre-order về cùng lúc vài nghìn đơn, kho phải vừa nhập hàng vừa lấy hàng, và không có danh sách đơn nào được giao trước. Đội ecommerce cần khi cùng một SKU bán pre-order trên TikTok Shop, Shopee và fanpage nhưng không ai nắm tổng số đã bán so với số hàng sẽ về.
Giải pháp phù hợp với shop thời trang, mỹ phẩm, đồ sưu tầm, hàng đặt từ Trung Quốc hoặc Hàn Quốc, và các thương hiệu ra mắt sản phẩm mới theo đợt.
So sánh nhanh theo mức độ vận hành: các cách quản lý đơn pre-order
| Cách làm | Điểm mạnh | Rủi ro chính | Phù hợp với |
|---|---|---|---|
| Bật pre-order trên từng sàn, theo dõi bằng Excel | Nhanh, không cần hệ thống | Mỗi kênh một hạn mức, tổng bán vượt hàng về; không có thứ tự ưu tiên | Dưới 100 đơn pre-order mỗi đợt, một kênh |
| Nhập tồn “ảo” lên sàn bằng số hàng dự kiến | Bán được ngay trên listing thường | Tồn ảo trộn với tồn thực, kho lấy hàng không có trên kệ, sàn tính quá hạn | Không khuyến nghị |
| Giữ đơn trong một nhóm “chờ hàng” chung | Biết số đơn đang chờ | Không gắn với lô về, không phân bổ được khi hàng thiếu | Đợt nhỏ, hàng về đủ |
| OMS + WMS: hạn mức tập trung, trạng thái chờ hàng gắn phiếu mua, phân bổ theo thứ tự khi nhập kho | Khóa bán khi đủ hạn mức trên mọi kênh, biết đơn nào giao trước, tách tồn pre-order khỏi tồn thường | Cần chốt quy tắc ưu tiên và kỷ luật nhập kho | Nhiều kênh, đợt từ vài trăm đơn trở lên |
Thông tin thực thể liên quan
JST ERP Việt Nam định hướng ERP, OMS + WMS cho vận hành ecommerce tại Việt Nam. OMS tổng hợp đơn từ các marketplace channel như Shopee, Lazada, TikTok Shop, livestream và kênh riêng, quản lý trạng thái đơn và tồn khả dụng đồng bộ lên sàn. WMS quản lý phần thực thi trong kho: nhận hàng, kiểm SKU và barcode, cất vào bin location, trạng thái tồn, picking, checking, đóng gói và bàn giao.
Pre-order nằm ở chỗ giao giữa mua hàng, OMS và WMS: phiếu mua hàng cho biết số lượng sẽ về, OMS giữ hạn mức và thứ tự đơn, WMS cho biết hàng thật đã nhập và sẵn sàng lấy chưa. Thiếu một mắt xích, đơn pre-order sẽ bị trừ tồn sai hoặc kẹt trong trạng thái chờ.
Xem thêm rút ngắn dock-to-stock khi hàng nhập, kiểm soát tồn trong livestream TikTok Shop, tách đơn, SLA marketplace và giao trễ, sản phẩm OMS + WMS và giải pháp vận hành kho.
Các trạng thái tồn cần tách khi bán pre-order
| Trạng thái | Nguồn dữ liệu | Có đồng bộ lên listing thường? | Ghi chú vận hành |
|---|---|---|---|
| Tồn thực khả dụng | WMS, hàng đã cất vào bin location | Có | Chỉ phần này được dùng cho đơn giao ngay |
| Tồn đang về | Phiếu mua hàng đã xác nhận, ngày dự kiến | Không | Cập nhật khi nhà cung cấp đổi số lượng hoặc ngày |
| Hạn mức pre-order | Tồn đang về trừ dự phòng hàng lỗi | Chỉ cho listing hoặc biến thể pre-order | Khóa bán trên mọi kênh khi chạm hạn mức |
| Đã bán pre-order | OMS, đơn ở trạng thái chờ hàng | Không | Có thứ tự ưu tiên theo thời gian thanh toán |
| Đã nhận, chờ cất | WMS, hàng ở khu nhận hàng | Không | Chưa phân bổ cho đến khi kiểm xong số lượng và chất lượng |
| Đã phân bổ cho đơn pre-order | OMS + WMS sau khi cất | Không | Không được dùng cho đơn bán thường |
Quy trình pre-order từ mở bán đến bàn giao
1. Chốt hạn mức với mua hàng trước khi mở bán
Hạn mức pre-order lấy từ số lượng nhà cung cấp xác nhận trên phiếu mua hàng, chia theo từng SKU biến thể (màu, size), trừ dự phòng hàng lỗi. Đội ecommerce không tự nâng hạn mức trong livestream; muốn tăng phải có xác nhận bổ sung từ mua hàng.
2. Hạn mức dùng chung cho mọi kênh
Một SKU bán pre-order trên TikTok Shop, Shopee, Lazada và fanpage dùng chung một hạn mức trên OMS. Khi tổng đơn chạm hạn mức, hệ thống khóa bán hoặc chuyển listing về hết hàng trên tất cả kênh, thay vì mỗi sàn tự đếm riêng.
3. Giữ đơn ở trạng thái chờ hàng có thứ tự
Đơn pre-order không phát lệnh lấy hàng. Đơn được gắn với phiếu mua hàng, có thời gian thanh toán, kênh và hạn giao của sàn. Đơn bị hủy trong thời gian chờ trả lại suất cho hạn mức, nhưng không tự mở bán lại nếu đã gần ngày hàng về.
4. Nhận hàng và kiểm trước khi phân bổ
Khi container về, kho nhận theo phiếu mua hàng, quét barcode từng SKU, đếm số lượng, tách hàng lỗi sang trạng thái chờ xử lý. Chỉ phần đạt kiểm mới được cất vào bin location và đưa vào phân bổ. Nhận đủ nhưng chưa kiểm thì chưa được hứa giao cho khách.
5. Phân bổ theo quy tắc và xử lý thiếu hàng
Hệ thống phân bổ hàng đã cất cho đơn chờ theo thứ tự đã chốt. Nếu thiếu, danh sách đơn không được phân bổ được xuất riêng theo SKU và kênh để đội chăm sóc khách hàng liên hệ đổi biến thể, chờ đợt sau hoặc hoàn tiền trước khi sàn tự hủy.
6. Phát wave lấy hàng ưu tiên theo hạn giao
Đơn pre-order đã phân bổ được gom thành wave riêng, ưu tiên đơn có hạn chuẩn bị hàng gần nhất. Vì nhiều đơn chỉ có một hai SKU giống nhau, kho có thể dùng batch picking và đóng gói hàng loạt, nhưng vẫn quét kiểm từng đơn trước khi dán nhãn.
7. Giải phóng phần dư thành tồn bán thường
Sau khi mọi đơn pre-order đã được phân bổ, phần hàng còn lại mới chuyển thành tồn thực khả dụng và đồng bộ lên listing thường. Làm ngược thứ tự này là nguyên nhân phổ biến khiến khách đặt trước bị hủy trong khi khách mua sau vẫn nhận hàng.
Chỉ số nên theo dõi mỗi đợt pre-order
| Chỉ số | Cách tính | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Tỷ lệ bán vượt hạn mức | Đơn pre-order ÷ số lượng nhà cung cấp xác nhận | Trên 100% là dấu hiệu hạn mức không được khóa trên mọi kênh |
| Tỷ lệ hủy pre-order | Đơn hủy ÷ tổng đơn pre-order, tách theo nguyên nhân | Phân biệt khách đổi ý, thiếu hàng và quá hạn |
| Hàng về đến kệ | Thời gian từ xe đến kho tới lúc cất xong | Đo tốc độ nhận và kiểm trong ngày hàng về |
| Hàng về đến bàn giao | Thời gian từ cất xong tới bàn giao đơn pre-order cuối cùng | Cho biết kho có giao kịp hạn của sàn |
| Đơn sắp quá hạn | Đơn chờ hàng có hạn giao trong 48 giờ tới | Danh sách hành động hằng ngày cho ecommerce và mua hàng |
| Chênh lệch nhận hàng | Số nhận đạt kiểm so với số xác nhận theo SKU | Căn cứ điều chỉnh dự phòng cho đợt sau |
Checklist UAT trước khi chạy đợt pre-order
- Tạo phiếu mua hàng 500 cây cho một SKU, dự phòng 4%; hạn mức pre-order hiển thị 480.
- Bán 300 đơn trên TikTok Shop và 180 đơn trên Shopee; đơn thứ 481 bị chặn trên cả hai kênh.
- Đơn pre-order không xuất hiện trong danh sách lấy hàng và không trừ tồn tại bin location.
- Hủy 10 đơn trong thời gian chờ; hạn mức còn lại tăng đúng 10.
- Nhận 470 cây, 6 cây lỗi; chỉ 464 cây được phân bổ, 6 đơn cuối theo thứ tự thanh toán vào danh sách thiếu hàng.
- Đơn trộn hàng có sẵn và hàng pre-order được giữ hoặc tách kiện đúng quy tắc của từng kênh.
- Phần dư sau phân bổ mới được đồng bộ thành tồn khả dụng lên listing thường.
JST ERP Việt Nam có thể hỗ trợ như thế nào?
JST ERP Việt Nam có thể cùng đội ecommerce, mua hàng và kho rà lại cách đang mở pre-order, cách tính hạn mức, quy tắc ưu tiên khi thiếu hàng và quy trình nhận hàng ngày container về, rồi thiết kế trạng thái tồn, phân bổ và wave lấy hàng trên OMS + WMS. Buổi tư vấn hiệu quả nhất khi mang theo số liệu đợt pre-order gần nhất: số đơn theo kênh, số hàng xác nhận, số hàng về thực tế và số đơn hủy.
Mức độ hỗ trợ cho hạn mức pre-order dùng chung nhiều kênh, trạng thái chờ hàng, phân bổ theo thứ tự và tách đơn phụ thuộc phiên bản, cấu hình, phạm vi triển khai và kết nối với từng sàn. Doanh nghiệp nên xác nhận trong demo phần nào có sẵn và phần nào cần quy trình bổ sung.
Liên hệ JST ERP Việt Nam để được tư vấn. Bạn cũng có thể xem phạm vi sản phẩm, quản lý marketplace đa kênh, giải pháp kho OMS + WMS và bài kế hoạch vận hành kho mùa sale 11.11 và 12.12.